Ключевой Список – выбор стратегических точек приложения усилий

Это вторая статья Rands-а из цикла об управлении своим временем, задачами, продуктивностью и карьерой. Первая статья, Вкус Дня, описывала тактические задачи выполнения повседневных задач, тогда как эта сконцентрирована на стратегических вопросах выбора ключевых мест для приложения усилий, и организации своего дня так, чтобы немного времени тратилось именно на эти Ключевые места.

Во Вкусе Дня есть существенная брешь. Да, это удобная система управления задачами, но в ней чего-то не достает. Она описывает процесс постоянной расчистки списка задач, а также удобное место для удаления помех с вашего пути посредством Parking Lot, но, в конечном счете, что именно вы делаете с помощью этой системы?

Вот три задачи из моего списка:

• Запросить увеличение ресурсов
• Обед с Дэвидом
• Перенести поездку в Европу

Это – задачи сегодняшнего дня. Они хорошо сформулированы, измеримы, они тактические и их необходимо закрыть сегодня. И пусть, с профессиональной точки зрения, это замечательно следить за тем, чтобы ничего не провалилось, но все же это – всего лишь задачи. Чего я достигаю, решая их? Я довожу дела до конца.

Это действительно то, чему вы хотите посвятить весь день? Задачам? Всякой всячине?

Нет.

Вы – Мистер Технический Разработчик или Технический Директор, или Руководитель Проекта, хотя задачи – это часть вашей работы, до тех пор пока это единственное, чем вы занимаетесь, вы продуктивны и в то же время энергично бежите на месте. Вы занимаетесь тактикой, но не стратегией. Задачи – это лишь кусочек картины о том, чем вы занимаетесь и что вам необходимо делать.

Беда любой эффективной системы управления задачами – то, что вы хорошо идентифицируете, приоритезириуете и выполняете задачи. До такой степени, что вам начинает казаться, что одно только решение задач помогает вашей карьере. По прошествии не одного десятка лет безудержного управления задачами, я осознал, что нужно дополнить задачи системой, которая бы стратегически направляла меня и напоминала, что моя работа – не выполнять задачи, а помнить интересные слова в названии моей должности: менеджер, технический, и продукты. Это – то, чем я занимаюсь.

То что мне было нужно – направляющая сила в основе этих задач, как способ напомнить мне о том, что я продвигаюсь к определенной цели, как способ определения и детализации стратегии.

Я называю это Ключевой (Trickle – ручеек, струиться) список и выглядит он следующим образом:

Создание Ключа

Мое  первое обращение к слову Ключевой состоялось в статье о продуктивности под названием теория Trickle. Аргумент был прост. Вы способны делать больше, чем подозреваете, немного но регулярно инвеструюя свое время.

Чтобы понять Ключевой список прежде всего посмотрите на заглавия вверху. Они – основа списка, и от того, как вы сформулируете их, зависит определение того, что вы хотите делать.

Хорошее начало – понять, в чем заключается ваша нынешняя работа. Если вам нужно напоминание, вернитесь к расчистке своего списка задач еще раз. Вопрос, с которого я хочу начать Ключевой список таков: «Чем вам следует заниматься на работе?»

Пока понятно? Вы хотите быть менеджером. Хорошо, давайте с этого и начнем. Какие простые, выполняемые регулярно задачи направят вас в русло менеджмента? Нужны ли вам связи? Нужно ли вам регистрировать больше багов? Писать больше спецификаций? Стратегически, я понятия не имею, на кого вы работаете, или к чему стремитесь, или о ценностях вашей компании, но вот хорошая новость касательно Ключевого списка: вам не нужно быть идеальным. По сути, несовершенство – хороший отправной пункт.

Вот мой теперешний список:

• Люди – посудачить с кем-нибудь, идя по коридору
• Rands – делать что-то, связанное с моими личными интересами
• V – принять витамин
• Biz – узнать что-то о бизнесе
• Книга – прочесть что-то в книге

«Rands, но это всего лишь повторяющиеся задачи.»

Нет, это не так. Вы делаете больше, чем просто повседневную чепуху, используюя ключи; вы конструируете возможности с высоким потенциалом. Я поясню.

Случайная болтовня в офисном коридоре не станет двигателем карьеры. Девять из десяти таких разговоров поверхностны, но иначе бы их и не было. К тому же, это полезное мелькание в коридоре, да и в целом хорошая разминка на работе, где 90% рабочих дней отсиживаешь на митингах. И есть еще десятый разговор, в котором я узнаю что-либо значимое:

Постой, насколько проект ОТСТАЕТ?

Секундочку, ты раздумываешь над УВОЛЬНЕНИЕМ?

Выбирая возможность вырваться из моего структурированного дня и создать момент для случайной болтовни, я создаю информационный повод, и даже если такие моменты могут поначалу казаться слабоокупаемыми, это скорее похоже на игру в наперстки. Вы полагаетесь на факт, что с течением времени, течением долгого времени, вы создаете неожиданный потенциал.

Пункты вашего Ключевого списка не должны быть слишком большими, кроме того, как мы скоро поймем, чем они больше, тем меньше вероятность того, что вы их сделаете. Они должны всего лишь напоминать вам о выбранном направлении движения. Какими бы незначительными они не были, они должны ежедневно собою напоминать, что вы движетесь к определенной цели. Масштаб и влияние ключей придет с повторением. Вот три месяца:

Это не только девяносто витаминок, которые я не забыл съесть, это сорок семь случайных разговоров в коридоре, которые не просто увеличили мое владение ситуацией, но и помогли обнаружить свежую сплетню, дали мне возможность конфиденциально донести совет по карьере,  позволили мне  обнаружить надвигающуюся, но предотвратимую катастрофу, и, как ни странно, научили меня многому про HD телевизоры.

Ключевой Процесс

Теперь, когда мы определились с некоторыми ключами, пора поговорить о том, как сделать их частью дня.  Вспомните процессы из Вкуса Дня. Утренняя Расчистка, создание Parking Lot –a, и в завершении дня – Вечерняя Расчистка. Ключевой список интегрируется со всем перечисленным.

После того, как я закончил Утреннюю Расчистку и создал мой новый, допустимого размера Parking Lot, я достаю Ключевой список, чтобы взглянуть на предыдущий день. Все, что не было вычеркнуто вчера, подвергается неглубокому пересмотру. Есть идеи, почему это не было вычеркнуто? Весь день вне офиса?  Резонно.

Это не список для того, чтоб поддерживать чувство вины. Я не кусаю локти глядя на невычеркнутые дела. Я ищу факты. Ничего не вычеркнул? То есть у меня был полный завал, так? Не вычеркиваю один из пунктов на протяжении недели? Может это ключ, на который я должен ориентироваться? Да? Хорошо, тогда почему этого не происходит? Что из более важного мне нужно изменить?

Если ваш Ключевой список станет списком Обязательных Дел, вы перестанете в него заглядывать. Тяжесть повинности постепенно трансформируется в «я не сделал этого, значит я неудачник, а я не хочу быть неудачником, так что запихну-ка я свой список с глаз долой, например, в мусорник.»

Последний утренний шаг – добавить новый штрих к списку, начиная с сегодняшней даты. Затем я кладу список туда, где я буду на него натыкаться на протяжении дня. Готово.

Надеюсь, в короткие минуты передышки, я буду посматривать на список, а он будет меня мотивировать. «Теперь пришло время узнать что-то про бизнес, и вот у меня есть закладка по теме.»

Манипуляции Вечерней Расчистки, как и утренней, включают в себя оценку. Наступил конец дня, и что я за него сделал? «Эй, я не занимался этим ключем на  протяжении всей недели? Почему?» Опять таки, суть не в том чтоб вызвать чувство вины, это оценка. Я хочу чтобы вы добавляли и удаляли из своего списка радостно. Кстати, если вы регулярно не добавляете новые ключи и не удаляете старые, я готов поспорить, что вы на самом деле свой список не используете. Что вам необходимо делать в рамках развития своей карьеры, так это – развиваться. Возможно, вам больше нет нужды фокусироваться на коридорных сплетнях, и поэтому вы так и не вычеркнули этот пункт за неделю. Хорошо. Удалите его. Двигайтесь дальше.

Возможно ваши ключи слишком содержательные. Я намеренно оставляю ключи простыми, так как задачи, которые требуют более нескольки минут на выполнение, так и остаются не вычеркнутыми. Вам нужны ключи, которые с легкостью можно выполнить. Я придумываю ключи скорее исходя из вероятности их выполнения, чем степени влияния. Снова таки, влияние придет вслед за регулярным повторением.

В  заключение, как видно из моего списка, я часто использую буквы и символы в качестве заголовков в столбиках таблицы. Я полагаю, что задавая менее четкое определение, я даю себе больше поля для проявления творческого подхода к их воплощению.

Структурная импровизация

Моя постоянная борьба с продуктивностью и системами контроля выполнения задач – борьба против структурированности. Моя природная склонность – построение систем, которые контролируют все, а это дурацкая цель. Бесполезно контролировать и тем более пытаться выполнить все. Я могу, посмотрев на свой календарь, сказать, чем, по моему мнению, буду заниматься завтра, но факт заключается в том, что я не знаю, чем я буду заниматься, до тех пор, пока я не приступил к этому.

Вот почему я очень переборчив когда речь идет о системе контроля выполнения задач. Мне достаточно не терять из виду важные задачи, но не перегружать ее структуру так, чтобы она рухнула от своей сложности при первом шторме.

Потому что штормит регулярно. Все время – какой-то кризис. Если проходит два дня и я не в мыле, значит пора искать, что же я упускаю из виду. Это еще одно мое требование к системе продуктивности: она должна стимулировать импровизацию.

Я занимаюсь расчисткой своего списка задач с определенной целью. Также, цепляя свой Ключевой список на доску, я преследую определенную цель. Я хочу, чтобы оба списка о  себе постоянно напоминали, и не только потому, что хочу постоянно искать возможность выполнить то или иное задание или ключ, но также потому, что хочу быть осведомленным по более глобальным темам, присутствующим в обоих списках. Эта 360-ти градусная осведомленность улучшит мою способность импровизировать, а это как раз то, в чем я буду надрывать зад.

Ваша работа – не вычеркивать один пункт за другим из вашего списка, а вычеркивать по три за раз. Должно прийти реальное озарение, чтобы среди бела дня вы добавили новый столбик в ваш Ключевой список – Я ДОЛЖЕН СДЕЛАТЬ ЭТО – МНОГО. Единственный способ прийти к значительным стратегическим свершениям – это осмысленное удержание в голове всего вашего списка задач и Ключевого списка. Я не говорю про запоминание, я говорю о полном осознавании тех вещей, коорые вам необходимо совершать, и способности импровизировать с дополнительными стратегическими выводами.

В какой-то момент во время митинга, слушая Фила, я замечаю намек на интересную возможность. Я вижу эту возможность, так как знаю – у меня двенадцать связанных с Филом задач и два ключа, и я могу только чувствовать, а не описать словами, их пересечение с тем, что только что сказал Фил.

Стратегические прорывы появляются из информационно-насыщенного хаоса, и вы можете попытаться создать краткосрочную продуктивную перспективу, комбинируя тактическую информацию из своего структрированного списка задач и оптимистическую стратегию нарисованную в неконкретном, но полезном Ключевом списке.

Смысл вашей системы продуктивности не в том, чтоб содержать абсолютный реестр ваших задач. Фишка в том, чтоб держать важную информацию в вашей оперативной памяти, где она поможет вам импровизировать и наполнит содержанием ваши причуды. Система управления задачами дает вам достаточно информации, чтобы просчитать ваш хаос и при этом напоминать о творчестве и действии в произвольные мгновения высокого потенциала.