Вкус дня

Эффективность, продуктивность, управление задачами, action items, parking lots, приоритеты – все модные и любимые менеджерами нынче обороты. Цикл статей Rands посвящен тому, как сделать это очень просто и с пользой для вас и для дела. Сегодня – первая статья на эту тему – Taste of the Day.

Представьте себе, вы работаете в таком месте, где, когда бы вы ни захотели, можете найти абсолютную правду. Каждый раз, когда кто-то спрашивает вас, «Фил, почему так происходит?» вы на 100% уверены, что можете найти совершенно точный ответ.

В этой идиллии живет множество инженеров с планеты Земля, и, пожалуй, это отличная работа.

Я преувеличиваю. У инженеров действительно есть пробелы в знаниях, но, в задаче, когда речь идет о их задаче, их конкретной кучке байтов, они всеведущи. Они и есть эти биты, и они складывают их в свою особенную систему, в которой все правила им хорошо известны, поскольку ими они и созданы.

До начала моей карьеры инженером, я был служащим в магазине, мясником, служащим в прокате видео, помощником юриста, продавцом книг, но даже сейчас, когда пятнадцать лет я уже не занимаюсь ни чем из перечисленного, я хорошо помню это ощущение наивной бессмысленности: «Что я создаю? Ну да, я продаю всячину, режу всячину, или печатаю всячину. Но на самом деле я ничего не создаю, я просто делаю всякую всячину»

Это сделало мою первую работу откровением. «Ты. Мы создаем приложение для базы данных, и ты владелец отдельной части. Она всецело твоя. Не облажайся.»

Изысканная, изысканная модель. Сладкое, сладчайшее определение.

Это базовые и ключевые элементы удовлетворения от работы являются корневой причиной того, что часто из инженеров получаются плохие менеджеры. Они обучены и им нравится полностью все контролировать.

Новая работа

А сейчас у вас новая работа. У вас есть офис и у вас есть дверь. На столе лежит таймер, отсчитывающий количество секунд вашего одиночества в своем офисе. Как только кто-нибудь вламывается к вам в офис, таймер магически обнуляется.

Мой сегодняшний рекорд последовательных непрерывных секунд одиночества – 47.

Это не тот мир, к которому привык инженер, этот хаотичный день полон людей и политических головоломок. Именно отсюда появляется мнение, что менеджер ничего не делает. И ваш менеджер тоже так думает. Конец дня, и ваш менеджер удивлен: «Сделал ли я сегодня что-то, кроме дискуссий с постоянным потоком народа, вламывающегося в мой офис?»

Попробуйте, если выйдет, и вся модель, и определения вашего тихого инженерного мирка растворятся. Дни вашего полного всеведения закончены.

Изменения между инженером и менеджером – огромны. Вы оставляете комфортный мир битов ради другого мира, составленного из перемешанных атомов, где вам надо научиться доверять тем, с кем вы работаете. Где вам надо научить народ, как принимать самостоятельные решения, но кроме того объяснить, что обращаться за помощью – тоже нормально. Это работа, где вам надо следить за всем и постоянно изменять приоритеты, оставаясь в тоже время стратегически гибким.

И что бы справиться с этим, вам нужна система управления задачами, которая позволит вам стратегически забывать.

Вкус дня

Это моя система. Смесь моей способности систематически мыслить и того факта, что работы всегда больше чем я могу сделать. В течении десяти лет я использую несколько вариаций этой системы для управления своим днем и неделей.

Все вращается вокруг системы управления задачами. Ваш первый вопрос: «Какую систему ты используешь, Rands?» Ответ прост: «Любую тебе удобную». Я использовал доморощенную систему на базе Excel, Tasks и сейчас я использую Things, но поймите, стратегически важно здесь не определения системы управления задачами, а использование ее все время.

Эта система предназначена для того, чтобы создать живой, дышащий и управляемый список вещей, которые вы на самом деле можете сделать, и он начинается с ….

Утренняя расчистка

Утром первым делом нужно подготовиться. Какого рода день мне предстоит? Короткий взгляд на календарь дает первые подсказки чего ожидать. Это тихий день выполнения своей работы? Адский круговорот совещаний? День катастроф? Вкус каждого дня различен и Утренняя прочистка заставляет меня настроиться соответственно. Она дает мне приблизительное представление о моей занятости, народе, с которым я буду встречаться, и что им может быть нужно. Что важнее, это напоминает мне о том, что приоритеты относительны.

Человечество страдает от комплекса новизна и блеска, когда нас приятно возбуждает все новое. Подумайте об этом:  сделали ли вы на самом деле что-то с последним купленным доменом? Нет. У вас была идея насчет этого во вторник утром, вы загорелись, и едва добравшись до работы, купили этот домен. Во время ланча вы неистово шкрябали дизайн на своем ноутбуке с серьезным намерением дома заняться HTML/CSS, но стоило вам попасть домой… вы увлеклись просмотром Lost.

Этот же комплекс слабости ко всему новому в большой группе выражается в том, что все приоритеты определяеются персональным вдохновением, и трудно себе вообще представить, как людям удается что-то коллективно создать.

Глубоко вздохнув и окинув взглядом весь день, я пытаюсь изолировать яркость и новизну, и оценить реальность: «Что важно сегодня?» Вооружившись такой шкалой я полностью прохожу и расчищаю свой список задач. Да, полностью весь. Если вы не можете за пять целых непрерывных минут пройти по всему списку, это значит либо он у вас слишком длинный, либо вы не справляетесь с расчитской. Пока не волнуйтесь.

Цель Утренней Расчистки – определить каждую задачу в одну из следующих корзин:

1. Сегодня. Эти задачи должны быть сделаны сегодня.
2. Позже. Не сегодня, позже.
3. Никогда. Да, я никогда не выполню эту задачу. Это уже не нужно. Вот это и есть важное ключeвое решение, о котором мы сейчас поговорим.

Поначалу проходить по списку будет трудно, так или иначе задачи будут настолько привлекательными, что вы захотите немедленно их выполнить. Не нужно. Весь смысл расчистки не в том, чтобы воспользаться моментом, а выполнить полную приоритизацию. Любое отклонение от расчистки уменьшает шансы на полное прохождение списка.

Как много задач оказалось в корзине Сегодня когда вы закончили расчистку? Я не знаю, потому что я не знаю вас, и насколько ваши задачи подробны, но у меня обычно получается 10-20 задач.

Когда Утрення Расчистка закончена, я создаю Parking Lot. Это пустой белый лист бумаги обычного размера лежащий прямо слева от клавиатуры. Новый лист. Всегда обычного размера. Каждое утро.

Каждый, кто досиживал до конца обсуждений, знает совершенно точно, для чего эта бумага. Это место, куда попадает любая идея, задача, вещь стоящая для запоминания, но не для немедленного рассмотрения – в этом случае паровоз продуктивности быстро сойдет с рельс. Подобно Утренней Расчистке, искусство захватывания идей и сохранения их в Parking Lot – приобретаемый навык. Вам хочется переключиться на что-то новое, и временами это новое – правильный шаг, но вам нужно быстро и честно ответить себе на вопрос: “Является ли это переключение на что-то новое более важным, чем доведение до конца того, чем я занимаюсь сейчас?”

Практика Максимальной Продуктивности

Как я уже упоминал (и писал), аргументы за и против разных инструментов для повышения продуктивности не существенны. Вам просто нужно найти инструмент, соответствующий вашим личным капризам, но, каким бы ни был этот инструмент, несколько советов по оценке Вкуса вашего Дня у меня есть:

• Мой список задач не иерархический. Раньше у меня были инструменты, которые помогали мне сгребать все задачи по проектам или теме, но, неизбежно, это заканчивалось тем, что времени на поддержку всей этой структуры уходило больше, чем на реальную работу. Это меня выводило из себя.
• Я все же использую теги в Things, но только для того, чтобы отслеживать кто наиболее важный человек (если таковой имеется) для данной задачи. Это очень удобно для митингов один-на-один. “Показать мне все, что относится к Бобу”.
• Никаких приоритетов. Серьезно. Опять же, приоритет – штука относительная, и когда, при создании задачи, вы присваете ей казалось бы верный приоритет, через пару дней спустя приоритет этой задачи окажется иным. Приоритет –важная птица, и как менеджер вы хотите чтобы нужные вещи делались в нужное время, но приоритет действительно имеющий значение это тот, который торчит у вас в голове прямо сейчас, а не тот, о котором вы размышляли пару недель назад.
• Никаких дат. Я наверное разочарую фанатов продуктивности сейчас, но я также не отслежваю даты выполнения задач. Я полностью расчищаю мой список задач каждый день, что означает – я постоянно в реальном времени оцениваю план выполнения задач.

Как инженер, у вас есть естественная склонность к построению усложняющихся со временем систем для работы со своими задачами. Но чем больше вы занимаетесь структурой списка, тем выше риск тратить большую часть времени на его поддержку, и чем больше вы его поддерживаете, тем меньше времени у вас остается на реальную работу.

Вечер

После работы, после ужина, или прямо перед сном я проделываю еще одну расчистку. Процесс Вечерней Расчистки слегка отличается.

Во-первых, я разбираю Parking Lot в корзину Позже. Это формирует мое первое ощущение того, как, собственно, прошел мой день. Много новых задач? Хорошо, и какого рода задачи? После того как Parking Lot разобран, я трачу немного времени на оценку всего дня. Был ли я прав в своих ощущениях? Мое изначальное мнение было “совещания – кишащий ужас” – оказался ли я прав? Это другое упражнение по взвешениваю приоритетов. Не особенно важно был ли я прав в своих оценках, важно правильно настроить себя с утра.

В конце я расчищаю незавершенные дела из корзины Сегодня. По каждой задаче я спрашиваю себя – “Ок, и почему же я этого не сделал?” Чаще всего ответ – “не хватило времени”, и они отправляются в корзину Later, но иногда я их просто удаляю.

Слышу ваш вопрос, “Как могла задача, которая утром попала в корзину Сегодня, неожиданно стать ненужной?”

Эффективная, любящая контроль версий информационная крыса сидящая внутри вас забеспокоится при мысли о том, что задача может быть отправлена в небытие. Ваша мысль: “Ну да, сейчас это может казаться не важным, но ЧТО ЕСЛИ?”

Стоп. Удаляйте ее. Вы уже потратили 37 секунд зависая над этой полу-важной но безвкусной задачей. Испепелите ее. Убрав ее из своего списка и из своей головы вы освободите место. И не волнуйтесь, если задача действитеьно важная, то она найдет свой путь назад в ваш Parking Lot.

Это удаление – своего рода высшие ступени управленческого кунг-фу, и основывается оно на окровении, которое я не склонен давать новым менеджерам, потому что это полностью убивает удовольствие получаемое от продуктивности. Вот откровение: “Вы никогда не сделаете все, что должны сделать.”

“Rands, я могу сделать все!”

Конечно, можете.

“Не говори мне, чего я не могу сделать!”

Я и не говорю. Все что я вам говорю сейчас, это то, что управление – это искусство выбирать чего не делать, иными словами вам нужно быть готовым и хотеть в конце дня взглянуть на свои задачи и спросить: “Ок, я сделал это срочным сегодня утром. День прошел, и у меня было время, но я не сделал этого. Это правда нужно сделать?”

Приоритеты относительны. Что казалось таким важным в среду, спустя пять дней теряет свой вес – по мере того как проявляется контекст вашей недели, вашего месяца и всей вашей карьеры. Вам нужно развить навык стратегической оценки информции и использовать его для разумного сброса балласта идей и работы.

Регулярно поддерживаемый список задач дает вам ежедневное ощущение профессионального процветания. Оно создает приятную иллюзию наличия у вас опредленного контроля в мире, где вы понятия не имеете какой вкус будет у завтрашнего дня. Система, которую я создал для ведения такого списка проста, она основана на практическом использовании барьеров для просеивания бесконечного и охрненного потока информации, который проходит чере меня в течении дня. Но эта система не полноценна.

Взгляд на мой Parking Lot сразу выявляет ее неполноценность. Это список вещей, которые мне нужно сделать. Это список тактических ходов, которые мне нужно совершить, чтобы вращался маховик управления, но послушное следование этому списку не является менеджментом; это просто исполнение задач. У вас должен быть другой список, который определяет стратегию для вашей команды, карьеры и ваши ценности.

Этот лист называется Ключевой список.