Будни почтальона

Почтовая переписка занимает значительную часть моего времени. Объем входящей корреспонденции сейчас составляет три сотни писем. Множество важных задач приходит и уходит в виде желтых конвертиков.

Оставаясь ленивым и жадным до времени человеком, я старательно совершенствую свои принципы работы с почтой и задачами. Новые идеи я выискиваю повсюду – в фичах почтовика, в концепциях GTD, в лекциях по тайм-менеджменту, да и просто – в проверке на жизненность временем.

В общем, иногда у себя в журнале я буду писать о новых идеях и алгоритмах, которые мне нравится использовать в моем весьма захламленном и заваленном почтовом отделении.

Да, я пользуюсь Outlook, и свои идеи реализую на нем.

Как же организована работа на почте?

1. Я присваиваю категории на входящие и исходящие письма, требующим впоследствии внимания.

Все очень просто. У меня есть две группы категорий – “по действию” (Do, Response, Read, Call, Delegate), и “по срочности” – (Urgent, Medium, Low). На нужных письмах я указываю что я должен сделать (ответить или прочесть, например), и срок – Асап, в течении недели (Medium), или когда-нибудь (Low). Так как категории цветные, письма Urgent у меня подсвечиваются красным.

Недавно я начал использовать также специальную категорию – AI-Next. Ее я выставляю на входящие письма, с которыми явно надо что-то делать, но нет времени оценивать срочно работ сейчас. Также на те письма, которы сделать необходимо прямо сейчас, т.е. я помещаю это в очередь той работы, которую я сделаю в ближайшие два часа.

2.Я использую папки поиска, для фильтрации писем по категориям.

Я создал такие папки “Urgent – Do, Call, Read, Response” (для моих действий), “Urgent – Wait, Delegate” – для действий от тех, кому послано письмо.

Также есть еще две папки для категорий – “Medium – All” и “Low – All”.

3. Я ставлю Follow-Up на входящие и исходящие, обозначая до какого числа мне нужно отработать по этому письму\задаче.

Я пользуюсь стандартными флажками, которые изящно ставят временные границы типа “Сегодня”, “Завтра”, “На этой неделе”, “Следующей неделе”. Иногда я ставлю конкретные даты.

4. Я использую группировку по Conversation во всех вьюшках, в которых я работаю (получается как в Gmail).

Это очень удобно. Во-первых, все сообщения по одной теме сложены вместе. Сразу можно увидеть кто кому отвечал и в целом проследить ход развития темы (хотя я и не сторонник бородатого флуда). Кроме этого, непрочтенные письма остаются висеть не свернутыми под темой, и сразу бросаются в глаза. Прочтенные письма скромно прячутся вместе.

5. Я использую мгновенный поиск, для мгновенного (ну, почти мгновенного 🙂 ) нахождения нужного мне письма за 32 мартобря лохматого года. Или письмо от Василия Ивановича, полученного сегодня среди 200 других писем.

Эта штука похожая на Google Desktop Search, и идет отдельной от Outlook программулиной, называется Windows Desktop Search. В Vista она уже встроена. Нравится мне тем, что поддерживает замысловатый синтаксис типа “from:Petrovich sent:(this week) subject:(купи спички!)”. Ищет быстро, прямо в том вью, в котором находишься, и все встроено в интерфейс Outlook.

6. В течении дня у меня всегда открыта папка “Полученные сегодня“, в режиме группировки по Conversation, и вижу все темы переписки за день в удобном виде. Кроме того у меня всегда под рукой папки “Вчера”, “Эта неделя”.

Эта очень быстро позволяет позволяет посмотреть не пропустил ли я чего важного за вчера, пока летел из командировки, поискать чего-то, точно посланное мне на этой неделе, но загадочно спрятавшееся в ворохе прочих писем.

7. Я использую shortcuts.

Да, это ужасно удобно. “Alt-R” = Reply, “Alt-Shift-R” = Reply All, “Alt-F” = Forward, “Ctrl-Enter” = Send и так далее!

9. Да, чуть не забыл – я, как и все, использую папки и правила фильтрации почты. Терпеть не могу, когда в Inbox накапливается больше 1-2 тысяч не прибранных писем, как будто за моей почтой никто не присматривает!

Совсем ничего оригинального. Просто уборка территории.

10. Я держу открытым календарь, где я вижу расписание встреч на сегодня и неделю и распределение задач\follow-ups по дням.

Ну, это просто балансировака и приоритизация задач. Передвинул задачу с завтра на понедельник, и поклялся треуголкой перед Outlook, что больше двигать не будешь.

11. Еще мне нравится часто используемые папки поиска добавлять в фавориты.

Время от времени я пробую новые приемы. Иногда они приживаются, иногда – нет. Xobni у меня совершенно не прижилась. Красивая штуковина, но порядка не добавляет. Красота ради красоты – занимает место на экране и в памяти. Видимо, с учетом корпоративных особенностей моей переписки, никакого практического толку мне от нее нет.

На днях нашел GTD-шную пристройку к почтовику – Jelly-Dashboard. Пока присматриваюсь. Расскажу, как уложатся впечатления.