Если вы спросите у моей команды о моем расписании на день, они скажут: “Он либо бежит на митинг, либо уже на митинге.”  Мой календарь подтвердит эти слова: четырнадцать митингов в ближайших понедельник, причем пять из них – пересекаются с другими. Чудно.

Да, я посещаю митинги весь день, но это не все. Я также управляюсь с постоянным увлекающим потоком интересных решений, которые находят меня независимо от того, где я сижу. Как только решение приходит, я немедленно должен ответить себе: это Кризис или Креатив (англ. калька лучше отражает игру слов, задуманную автором – прим. пер.)?

Спектр для всего

Это уже третья система приоритетов, которую я описываю. Вкус Дня описывает мои тактические действия, как я идентифицирую и отслеживаю задачи, которые нужно выполнить и отбрасываю задачи, долго и бесцельно висящие в моем списке. Ключевой список имеет стратегический характер и определяет общее направления моего дня – какие ежедневные дополнительные усилия я хочу сделать для себя и моей команды?

Кризис и Творчество не столько система, сколько скорее ментальная модель для всей работы, лежащей передо мной. Ее схожесть со Вкусом Дня в том, что это как бы линзы, через которые я слежу за здоровьем, всего, за что отвечаю. Эта модель выглядит так:

По мере того, как мой день проходит в быстром движении людей, задач и митингов, мне часто приходится остановиться и быстро решить – стоит ли влезть в то, что сейчас находится прямо передо мной? В такой момент я применяю свою модель и оцениваю примерно так:

Кризис – все, за что я отвечаю, если оно в опасности. Определение Кризиса разнится день ото дня и может звучать как: «Качество этой функциональности не вызывает иных эмоций, кроме ругательств», или вот так: «Менеджер говорит, что мы не вкладываемся в срок». Кризис – это когда что-то идет не так, и мне приходится постоянно держать ухо востро. Странно (или печально), но всегда есть нечто, идущее не так. Секундочку, расскажу вам и об этой стороне менеджмента.

Креатив – наверное, правильным названием другой стороны медали было бы Стратегия, но я не могу устоять перед совпадающим звучанием первых букв, поэтому оставлю Креатив. Это – выполненное дело или затраченные силы на то, что важно для меня и что помогает мне расти, создавать что-то, вести мою команду к чему-то новому. Креатив – дополнительные обязанности, которые появляются либо потому что у меня достаточно опыта разглядеть их заранее, либо, потому что мне так хочется. И они правят балом.

Эти две противоположности заставляют меня бегать на бесконечные и параллельные совещания. Будь это Кризис или Креатив, дела тут кипят. Нужно ли мне убедиться, что никто не надумал увольняться, или я сломя голову прыгаю в совершенно новый проект и без того не имея секунды свободного времени, при работе на грани все происходит с неистовой стремительностью. Проблема однако в том, что, кроме кипящей работы, у меня еще много всего болтается в моем перечне обязанностей.

Видите эти тоскливые линии между Кризисом и Креативом? Это важная часть концепции. Дела в середине – это неприметные -не-кризисные и не-креативные обязанности, которые моя команда просто выполняет. Это очень ответственная работа, но она происходит с минимальными усилиями с моей стороны благодаря тому, что я нанял, управляю и работаю с людьми, знающими свое дело и умеющими сделать его отлично. И все же середина – это не обязанности, которые я делегировал и должен проверить выполнение, это просто работа, которую делает команда, и чтобы узнать, как работа появляется посередине, нужно видеть что на краях.

Кризис
Кто-то обожает панику, которая неизбежно сопровождает Кризис. Их увлекает вперед угрожающее щекотание неотвратимо приближающегося краха. Это особенно выражено у менеджеров, поскольку Кризис дает им чрезвычайные полномочия. В такой момент команда доведена до состояния, когда они не в способны принимать решения, опасаясь сделать еще хуже. Поэтому, когда появляется менеджер и начинает решать, ему повинуются беспрекословно. Команда счастлива, они думают, “Ух-ты, отлично, кто-то вытащит нас из этой каши.”

Более интересный вопрос – откуда эта каша взялась?

Есть два устойчивых ориентира, когда занимаешься Кризисной работой. Ориентир первый: убедитесь, что земля не уходит из под ног. Ориентир второй: выясните, как сделать так, чтобы избежать потрясений в будущем. Это равновесие. Вы не можете одновременно разбираться в причинах и пытаться устоять на ногах, но не забывайте – через месяц вы едва ли вспомните, чего вам стоила эта переделка.

Когда я нахожусь в самом пекле Кризиса, я занят одновременно двумя делами. Первое – я неистово пытаюсь исправить положение любыми средствами. Кроме этого, я тщательно расследую первопричину Кризиса. Эта информация растворяется в чувстве эйфории стоит только опасности миновать. Разумеется, нам предстоит разбор полетов, но все же, я гораздо больше узнаю о настоящих причинах сразу же поздним субботним вечером после двухнедельного непрерывного марафона.

Мысль, которую я постоянно держу в голове во время Кризиса: если я отвечаю за разрешение Кризиса, с очень высокой вероятностью я – причина его появления. Нет, я не хочу коптить кого-то поздними субботними вечерами. Мне всего-лишь нужно, чтобы Кризис не повторился вновь, что означает – быть Креативным.

Креатив
Любитель переполохов находит свое вдохновение в Кризисе, и когда все спокойно, он непременно смастерит драму, ради появления нового Кризиса. Изначально его намерения были безобидны: хотелось решать задачи быстрее, и он отметил для себя, что тень нависшего Кризиса устраняет все обычные организационные препятствия. Это становится проблемой, когда он опьянен своим могуществом и движущей силой Кризиса. Как только трудности позади, он разочаровано протянет: “Бля, опять тоска,” и стремительно бросится на поиски нового Кризиса. Если ничего не попадется – он его придумает.

Я из таких парней и сжег немало жира проворачивая огромные дела, но, ведомый Кризисом, ты теряешь из виду стратегические ориентиры. Ты становишься корпоративным поджигателем – своей бесконечной спешкой, как напалмом, прокладываешь себе путь сквозь людей и процессы, но реально – ничего не создаешь.

Кризис существует всегда. Статистический факт – в любой достаточно большой группе людей всегда кому-то одному нужна помощь с какого-либо рода проблемами. К этому надо привыкнуть. Каждое утро, пялясь на ассортимент Кризисов, я задаю себе вопрос: “Будем играться в Кризис или Креатив?”

Я не говорю о том, что нужно быть Креативным в решении проблем Кризиса так, чтобы он более не повторялся вообще, я говорю о целиком Креативной работе – когда вы создаете или улучшаете нечто. Это написание кусочка кода, который кроме вас никому не нужен; это трата двух часов времени на попытку рекрутировать парня, который точно к вам не пойдет; это торчание в дизайн-комнате с досками и маркерами, и хаотичное рисование дизайна чего-либо на этих досках.

Я не говорю о задачах, которые невозможно решить, я говорю о Креативных задачах. Я говорю о вдохновенных усилиях, вложенных  в нечто неопределенное. Такое часто трудно измерить, и, следственно, трудно убедить в этом тех, кто находится вокруг вас, но рано или поздно вы добиваетесь каких-то целей. Вы нанимаете того парня. Находите идею. Создаете нечто новое.

Учитывая постоянное присутствие Кризиса и текучки, найти время и посвятить себя целиком Креативу бывает весьма трудно, но если вы хотите расти, то найдите время отправить все к черту и вложиться в Креатив ради будущего.

Правильно. Вам пора игнорировать пламя очередного Кризиса, спрятавшись в дизайн-комнате и рисуя маркерами на доске. Любители переполоха будут разочарованы. Они пройдут мимо вас с лептопом под мышкой и удивятся, “Вот черт, а он чего не бегает? Не в курсе может, что у нас ЗАПАРА?”

Это рискованный шаг. Да, есть кризисы, которые нельзя игнорировать. И если вы расстроите не того любителя переполохов, то скоро – очень скоро, – услышите об этом. Но больший риск в другом: это противопоставление карьеры, построенной на катастрофах, где вас уважают за решение проблем и другой карьеры, где вас уважают за создание чего-то нового.

Личная модель
Кризис и Креатив – это не система улучшения вашей эффективности, это – самоидентификация, ваш собственный взгляд на мир, а для меня это еще - напоминания. Первое – я выбираю, на что тратить свое время. Второе, что Кризис – не только возможность спасти день, но и уверенность в том, что этот Кризис никогда не повторится, если применить Креативное подталкивания чего-то в предсказуемую середину.

И я хочу больше Середины.

Чем больше Середины, тем я счастливее, потому что остается больше времени для двух моих крайностей, а скрытые возможности всегда прячутся по краям.

Похожие посты:

1. Вкус дня Эффективность, продуктивность, управление задачами, action items, parking lots, приоритеты –...
2. Ключевой Список – выбор стратегических точек приложения усилий Это вторая статья Rands-а из цикла об управлении своим временем,...
3. Оправдания Оправдываетесь, когда вас упрекают? Подумайте о том, какую на самом...

Во Вкусе Дня есть существенная брешь. Да, это удобная система управления задачами, но в ней чего-то не достает. Она описывает процесс постоянной расчистки списка задач, а также удобное место для удаления помех с вашего пути посредством Parking Lot, но, в конечном счете, что именно вы делаете с помощью этой системы?

Вот три задачи из моего списка:

• Запросить увеличение ресурсов
• Обед с Дэвидом
• Перенести поездку в Европу

Это – задачи сегодняшнего дня. Они хорошо сформулированы, измеримы, они тактические и их необходимо закрыть сегодня. И пусть, с профессиональной точки зрения, это замечательно следить за тем, чтобы ничего не провалилось, но все же это – всего лишь задачи. Чего я достигаю, решая их? Я довожу дела до конца.

Это действительно то, чему вы хотите посвятить весь день? Задачам? Всякой всячине?

Нет.

Вы – Мистер Технический Разработчик или Технический Директор, или Руководитель Проекта, хотя задачи – это часть вашей работы, до тех пор пока это единственное, чем вы занимаетесь, вы продуктивны и в то же время энергично бежите на месте. Вы занимаетесь тактикой, но не стратегией. Задачи – это лишь кусочек картины о том, чем вы занимаетесь и что вам необходимо делать.

Беда любой эффективной системы управления задачами – то, что вы хорошо идентифицируете, приоритезириуете и выполняете задачи. До такой степени, что вам начинает казаться, что одно только решение задач помогает вашей карьере. По прошествии не одного десятка лет безудержного управления задачами, я осознал, что нужно дополнить задачи системой, которая бы стратегически направляла меня и напоминала, что моя работа – не выполнять задачи, а помнить интересные слова в названии моей должности: менеджер, технический, и продукты. Это – то, чем я занимаюсь.

То что мне было нужно – направляющая сила в основе этих задач, как способ напомнить мне о том, что я продвигаюсь к определенной цели, как способ определения и детализации стратегии.

Я называю это Ключевой (Trickle – ручеек, струиться) список и выглядит он следующим образом:

Создание Ключа

Мое  первое обращение к слову Ключевой состоялось в статье о продуктивности под названием теория Trickle. Аргумент был прост. Вы способны делать больше, чем подозреваете, немного но регулярно инвеструюя свое время.

Чтобы понять Ключевой список прежде всего посмотрите на заглавия вверху. Они – основа списка, и от того, как вы сформулируете их, зависит определение того, что вы хотите делать.

Хорошее начало – понять, в чем заключается ваша нынешняя работа. Если вам нужно напоминание, вернитесь к расчистке своего списка задач еще раз. Вопрос, с которого я хочу начать Ключевой список таков: «Чем вам следует заниматься на работе?»

Пока понятно? Вы хотите быть менеджером. Хорошо, давайте с этого и начнем. Какие простые, выполняемые регулярно задачи направят вас в русло менеджмента? Нужны ли вам связи? Нужно ли вам регистрировать больше багов? Писать больше спецификаций? Стратегически, я понятия не имею, на кого вы работаете, или к чему стремитесь, или о ценностях вашей компании, но вот хорошая новость касательно Ключевого списка: вам не нужно быть идеальным. По сути, несовершенство – хороший отправной пункт.

Вот мой теперешний список:

• Люди – посудачить с кем-нибудь, идя по коридору
• Rands – делать что-то, связанное с моими личными интересами
• V – принять витамин
• Biz – узнать что-то о бизнесе
• Книга – прочесть что-то в книге

«Rands, но это всего лишь повторяющиеся задачи.»

Нет, это не так. Вы делаете больше, чем просто повседневную чепуху, используюя ключи; вы конструируете возможности с высоким потенциалом. Я поясню.

Случайная болтовня в офисном коридоре не станет двигателем карьеры. Девять из десяти таких разговоров поверхностны, но иначе бы их и не было. К тому же, это полезное мелькание в коридоре, да и в целом хорошая разминка на работе, где 90% рабочих дней отсиживаешь на митингах. И есть еще десятый разговор, в котором я узнаю что-либо значимое:

Постой, насколько проект ОТСТАЕТ?

Секундочку, ты раздумываешь над УВОЛЬНЕНИЕМ?

Выбирая возможность вырваться из моего структурированного дня и создать момент для случайной болтовни, я создаю информационный повод, и даже если такие моменты могут поначалу казаться слабоокупаемыми, это скорее похоже на игру в наперстки. Вы полагаетесь на факт, что с течением времени, течением долгого времени, вы создаете неожиданный потенциал.

Пункты вашего Ключевого списка не должны быть слишком большими, кроме того, как мы скоро поймем, чем они больше, тем меньше вероятность того, что вы их сделаете. Они должны всего лишь напоминать вам о выбранном направлении движения. Какими бы незначительными они не были, они должны ежедневно собою напоминать, что вы движетесь к определенной цели. Масштаб и влияние ключей придет с повторением. Вот три месяца:

Это не только девяносто витаминок, которые я не забыл съесть, это сорок семь случайных разговоров в коридоре, которые не просто увеличили мое владение ситуацией, но и помогли обнаружить свежую сплетню, дали мне возможность конфиденциально донести совет по карьере,  позволили мне  обнаружить надвигающуюся, но предотвратимую катастрофу, и, как ни странно, научили меня многому про HD телевизоры.

Ключевой Процесс

Теперь, когда мы определились с некоторыми ключами, пора поговорить о том, как сделать их частью дня.  Вспомните процессы из Вкуса Дня. Утренняя Расчистка, создание Parking Lot –a, и в завершении дня – Вечерняя Расчистка. Ключевой список интегрируется со всем перечисленным.

После того, как я закончил Утреннюю Расчистку и создал мой новый, допустимого размера Parking Lot, я достаю Ключевой список, чтобы взглянуть на предыдущий день. Все, что не было вычеркнуто вчера, подвергается неглубокому пересмотру. Есть идеи, почему это не было вычеркнуто? Весь день вне офиса?  Резонно.

Это не список для того, чтоб поддерживать чувство вины. Я не кусаю локти глядя на невычеркнутые дела. Я ищу факты. Ничего не вычеркнул? То есть у меня был полный завал, так? Не вычеркиваю один из пунктов на протяжении недели? Может это ключ, на который я должен ориентироваться? Да? Хорошо, тогда почему этого не происходит? Что из более важного мне нужно изменить?

Если ваш Ключевой список станет списком Обязательных Дел, вы перестанете в него заглядывать. Тяжесть повинности постепенно трансформируется в «я не сделал этого, значит я неудачник, а я не хочу быть неудачником, так что запихну-ка я свой список с глаз долой, например, в мусорник.»

Последний утренний шаг – добавить новый штрих к списку, начиная с сегодняшней даты. Затем я кладу список туда, где я буду на него натыкаться на протяжении дня. Готово.

Надеюсь, в короткие минуты передышки, я буду посматривать на список, а он будет меня мотивировать. «Теперь пришло время узнать что-то про бизнес, и вот у меня есть закладка по теме.»

Манипуляции Вечерней Расчистки, как и утренней, включают в себя оценку. Наступил конец дня, и что я за него сделал? «Эй, я не занимался этим ключем на  протяжении всей недели? Почему?» Опять таки, суть не в том чтоб вызвать чувство вины, это оценка. Я хочу чтобы вы добавляли и удаляли из своего списка радостно. Кстати, если вы регулярно не добавляете новые ключи и не удаляете старые, я готов поспорить, что вы на самом деле свой список не используете. Что вам необходимо делать в рамках развития своей карьеры, так это – развиваться. Возможно, вам больше нет нужды фокусироваться на коридорных сплетнях, и поэтому вы так и не вычеркнули этот пункт за неделю. Хорошо. Удалите его. Двигайтесь дальше.

Возможно ваши ключи слишком содержательные. Я намеренно оставляю ключи простыми, так как задачи, которые требуют более нескольки минут на выполнение, так и остаются не вычеркнутыми. Вам нужны ключи, которые с легкостью можно выполнить. Я придумываю ключи скорее исходя из вероятности их выполнения, чем степени влияния. Снова таки, влияние придет вслед за регулярным повторением.

В  заключение, как видно из моего списка, я часто использую буквы и символы в качестве заголовков в столбиках таблицы. Я полагаю, что задавая менее четкое определение, я даю себе больше поля для проявления творческого подхода к их воплощению.

Структурная импровизация

Моя постоянная борьба с продуктивностью и системами контроля выполнения задач – борьба против структурированности. Моя природная склонность – построение систем, которые контролируют все, а это дурацкая цель. Бесполезно контролировать и тем более пытаться выполнить все. Я могу, посмотрев на свой календарь, сказать, чем, по моему мнению, буду заниматься завтра, но факт заключается в том, что я не знаю, чем я буду заниматься, до тех пор, пока я не приступил к этому.

Вот почему я очень переборчив когда речь идет о системе контроля выполнения задач. Мне достаточно не терять из виду важные задачи, но не перегружать ее структуру так, чтобы она рухнула от своей сложности при первом шторме.

Потому что штормит регулярно. Все время – какой-то кризис. Если проходит два дня и я не в мыле, значит пора искать, что же я упускаю из виду. Это еще одно мое требование к системе продуктивности: она должна стимулировать импровизацию.

Я занимаюсь расчисткой своего списка задач с определенной целью. Также, цепляя свой Ключевой список на доску, я преследую определенную цель. Я хочу, чтобы оба списка о  себе постоянно напоминали, и не только потому, что хочу постоянно искать возможность выполнить то или иное задание или ключ, но также потому, что хочу быть осведомленным по более глобальным темам, присутствующим в обоих списках. Эта 360-ти градусная осведомленность улучшит мою способность импровизировать, а это как раз то, в чем я буду надрывать зад.

Ваша работа – не вычеркивать один пункт за другим из вашего списка, а вычеркивать по три за раз. Должно прийти реальное озарение, чтобы среди бела дня вы добавили новый столбик в ваш Ключевой список – Я ДОЛЖЕН СДЕЛАТЬ ЭТО – МНОГО. Единственный способ прийти к значительным стратегическим свершениям – это осмысленное удержание в голове всего вашего списка задач и Ключевого списка. Я не говорю про запоминание, я говорю о полном осознавании тех вещей, коорые вам необходимо совершать, и способности импровизировать с дополнительными стратегическими выводами.

В какой-то момент во время митинга, слушая Фила, я замечаю намек на интересную возможность. Я вижу эту возможность, так как знаю – у меня двенадцать связанных с Филом задач и два ключа, и я могу только чувствовать, а не описать словами, их пересечение с тем, что только что сказал Фил.

Стратегические прорывы появляются из информационно-насыщенного хаоса, и вы можете попытаться создать краткосрочную продуктивную перспективу, комбинируя тактическую информацию из своего структрированного списка задач и оптимистическую стратегию нарисованную в неконкретном, но полезном Ключевом списке.

Смысл вашей системы продуктивности не в том, чтоб содержать абсолютный реестр ваших задач. Фишка в том, чтоб держать важную информацию в вашей оперативной памяти, где она поможет вам импровизировать и наполнит содержанием ваши причуды. Система управления задачами дает вам достаточно информации, чтобы просчитать ваш хаос и при этом напоминать о творчестве и действии в произвольные мгновения высокого потенциала.

Похожие посты:

1. Вкус дня Эффективность, продуктивность, управление задачами, action items, parking lots, приоритеты –...
2. Кризис и Креатив Продолжение триптиха Rands-a  о продуктивности...
3. Оправдания Оправдываетесь, когда вас упрекают? Подумайте о том, какую на самом...

Представьте себе, вы работаете в таком месте, где, когда бы вы ни захотели, можете найти абсолютную правду. Каждый раз, когда кто-то спрашивает вас, «Фил, почему так происходит?» вы на 100% уверены, что можете найти совершенно точный ответ.

В этой идиллии живет множество инженеров с планеты Земля, и, пожалуй, это отличная работа.

Я преувеличиваю. У инженеров действительно есть пробелы в знаниях, но, в задаче, когда речь идет о их задаче, их конкретной кучке байтов, они всеведущи. Они и есть эти биты, и они складывают их в свою особенную систему, в которой все правила им хорошо известны, поскольку ими они и созданы.

До начала моей карьеры инженером, я был служащим в магазине, мясником, служащим в прокате видео, помощником юриста, продавцом книг, но даже сейчас, когда пятнадцать лет я уже не занимаюсь ни чем из перечисленного, я хорошо помню это ощущение наивной бессмысленности: «Что я создаю? Ну да, я продаю всячину, режу всячину, или печатаю всячину. Но на самом деле я ничего не создаю, я просто делаю всякую всячину»

Это сделало мою первую работу откровением. «Ты. Мы создаем приложение для базы данных, и ты владелец отдельной части. Она всецело твоя. Не облажайся.»

Изысканная, изысканная модель. Сладкое, сладчайшее определение.

Это базовые и ключевые элементы удовлетворения от работы являются корневой причиной того, что часто из инженеров получаются плохие менеджеры. Они обучены и им нравится полностью все контролировать.

Новая работа

А сейчас у вас новая работа. У вас есть офис и у вас есть дверь. На столе лежит таймер, отсчитывающий количество секунд вашего одиночества в своем офисе. Как только кто-нибудь вламывается к вам в офис, таймер магически обнуляется.

Мой сегодняшний рекорд последовательных непрерывных секунд одиночества – 47.

Это не тот мир, к которому привык инженер, этот хаотичный день полон людей и политических головоломок. Именно отсюда появляется мнение, что менеджер ничего не делает. И ваш менеджер тоже так думает. Конец дня, и ваш менеджер удивлен: «Сделал ли я сегодня что-то, кроме дискуссий с постоянным потоком народа, вламывающегося в мой офис?»

Попробуйте, если выйдет, и вся модель, и определения вашего тихого инженерного мирка растворятся. Дни вашего полного всеведения закончены.

Изменения между инженером и менеджером – огромны. Вы оставляете комфортный мир битов ради другого мира, составленного из перемешанных атомов, где вам надо научиться доверять тем, с кем вы работаете. Где вам надо научить народ, как принимать самостоятельные решения, но кроме того объяснить, что обращаться за помощью – тоже нормально. Это работа, где вам надо следить за всем и постоянно изменять приоритеты, оставаясь в тоже время стратегически гибким.

И что бы справиться с этим, вам нужна система управления задачами, которая позволит вам стратегически забывать.

Вкус дня

Это моя система. Смесь моей способности систематически мыслить и того факта, что работы всегда больше чем я могу сделать. В течении десяти лет я использую несколько вариаций этой системы для управления своим днем и неделей.

Все вращается вокруг системы управления задачами. Ваш первый вопрос: «Какую систему ты используешь, Rands?» Ответ прост: «Любую тебе удобную». Я использовал доморощенную систему на базе Excel, Tasks и сейчас я использую Things, но поймите, стратегически важно здесь не определения системы управления задачами, а использование ее все время.

Эта система предназначена для того, чтобы создать живой, дышащий и управляемый список вещей, которые вы на самом деле можете сделать, и он начинается с ….

Утренняя расчистка

Утром первым делом нужно подготовиться. Какого рода день мне предстоит? Короткий взгляд на календарь дает первые подсказки чего ожидать. Это тихий день выполнения своей работы? Адский круговорот совещаний? День катастроф? Вкус каждого дня различен и Утренняя прочистка заставляет меня настроиться соответственно. Она дает мне приблизительное представление о моей занятости, народе, с которым я буду встречаться, и что им может быть нужно. Что важнее, это напоминает мне о том, что приоритеты относительны.

Человечество страдает от комплекса новизна и блеска, когда нас приятно возбуждает все новое. Подумайте об этом:  сделали ли вы на самом деле что-то с последним купленным доменом? Нет. У вас была идея насчет этого во вторник утром, вы загорелись, и едва добравшись до работы, купили этот домен. Во время ланча вы неистово шкрябали дизайн на своем ноутбуке с серьезным намерением дома заняться HTML/CSS, но стоило вам попасть домой… вы увлеклись просмотром Lost.

Этот же комплекс слабости ко всему новому в большой группе выражается в том, что все приоритеты определяеются персональным вдохновением, и трудно себе вообще представить, как людям удается что-то коллективно создать.

Глубоко вздохнув и окинув взглядом весь день, я пытаюсь изолировать яркость и новизну, и оценить реальность: «Что важно сегодня?» Вооружившись такой шкалой я полностью прохожу и расчищаю свой список задач. Да, полностью весь. Если вы не можете за пять целых непрерывных минут пройти по всему списку, это значит либо он у вас слишком длинный, либо вы не справляетесь с расчитской. Пока не волнуйтесь.

Цель Утренней Расчистки – определить каждую задачу в одну из следующих корзин:

1. Сегодня. Эти задачи должны быть сделаны сегодня.
2. Позже. Не сегодня, позже.
3. Никогда. Да, я никогда не выполню эту задачу. Это уже не нужно. Вот это и есть важное ключeвое решение, о котором мы сейчас поговорим.

Поначалу проходить по списку будет трудно, так или иначе задачи будут настолько привлекательными, что вы захотите немедленно их выполнить. Не нужно. Весь смысл расчистки не в том, чтобы воспользаться моментом, а выполнить полную приоритизацию. Любое отклонение от расчистки уменьшает шансы на полное прохождение списка.

Как много задач оказалось в корзине Сегодня когда вы закончили расчистку? Я не знаю, потому что я не знаю вас, и насколько ваши задачи подробны, но у меня обычно получается 10-20 задач.

Когда Утрення Расчистка закончена, я создаю Parking Lot. Это пустой белый лист бумаги обычного размера лежащий прямо слева от клавиатуры. Новый лист. Всегда обычного размера. Каждое утро.

Каждый, кто досиживал до конца обсуждений, знает совершенно точно, для чего эта бумага. Это место, куда попадает любая идея, задача, вещь стоящая для запоминания, но не для немедленного рассмотрения – в этом случае паровоз продуктивности быстро сойдет с рельс. Подобно Утренней Расчистке, искусство захватывания идей и сохранения их в Parking Lot – приобретаемый навык. Вам хочется переключиться на что-то новое, и временами это новое – правильный шаг, но вам нужно быстро и честно ответить себе на вопрос: “Является ли это переключение на что-то новое более важным, чем доведение до конца того, чем я занимаюсь сейчас?”

Практика Максимальной Продуктивности

Как я уже упоминал (и писал), аргументы за и против разных инструментов для повышения продуктивности не существенны. Вам просто нужно найти инструмент, соответствующий вашим личным капризам, но, каким бы ни был этот инструмент, несколько советов по оценке Вкуса вашего Дня у меня есть:

• Мой список задач не иерархический. Раньше у меня были инструменты, которые помогали мне сгребать все задачи по проектам или теме, но, неизбежно, это заканчивалось тем, что времени на поддержку всей этой структуры уходило больше, чем на реальную работу. Это меня выводило из себя.
• Я все же использую теги в Things, но только для того, чтобы отслеживать кто наиболее важный человек (если таковой имеется) для данной задачи. Это очень удобно для митингов один-на-один. “Показать мне все, что относится к Бобу”.
• Никаких приоритетов. Серьезно. Опять же, приоритет – штука относительная, и когда, при создании задачи, вы присваете ей казалось бы верный приоритет, через пару дней спустя приоритет этой задачи окажется иным. Приоритет –важная птица, и как менеджер вы хотите чтобы нужные вещи делались в нужное время, но приоритет действительно имеющий значение это тот, который торчит у вас в голове прямо сейчас, а не тот, о котором вы размышляли пару недель назад.
• Никаких дат. Я наверное разочарую фанатов продуктивности сейчас, но я также не отслежваю даты выполнения задач. Я полностью расчищаю мой список задач каждый день, что означает – я постоянно в реальном времени оцениваю план выполнения задач.

Как инженер, у вас есть естественная склонность к построению усложняющихся со временем систем для работы со своими задачами. Но чем больше вы занимаетесь структурой списка, тем выше риск тратить большую часть времени на его поддержку, и чем больше вы его поддерживаете, тем меньше времени у вас остается на реальную работу.

Вечер

После работы, после ужина, или прямо перед сном я проделываю еще одну расчистку. Процесс Вечерней Расчистки слегка отличается.

Во-первых, я разбираю Parking Lot в корзину Позже. Это формирует мое первое ощущение того, как, собственно, прошел мой день. Много новых задач? Хорошо, и какого рода задачи? После того как Parking Lot разобран, я трачу немного времени на оценку всего дня. Был ли я прав в своих ощущениях? Мое изначальное мнение было “совещания – кишащий ужас” – оказался ли я прав? Это другое упражнение по взвешениваю приоритетов. Не особенно важно был ли я прав в своих оценках, важно правильно настроить себя с утра.

В конце я расчищаю незавершенные дела из корзины Сегодня. По каждой задаче я спрашиваю себя – “Ок, и почему же я этого не сделал?” Чаще всего ответ – “не хватило времени”, и они отправляются в корзину Later, но иногда я их просто удаляю.

Слышу ваш вопрос, “Как могла задача, которая утром попала в корзину Сегодня, неожиданно стать ненужной?”

Эффективная, любящая контроль версий информационная крыса сидящая внутри вас забеспокоится при мысли о том, что задача может быть отправлена в небытие. Ваша мысль: “Ну да, сейчас это может казаться не важным, но ЧТО ЕСЛИ?”

Стоп. Удаляйте ее. Вы уже потратили 37 секунд зависая над этой полу-важной но безвкусной задачей. Испепелите ее. Убрав ее из своего списка и из своей головы вы освободите место. И не волнуйтесь, если задача действитеьно важная, то она найдет свой путь назад в ваш Parking Lot.

Это удаление – своего рода высшие ступени управленческого кунг-фу, и основывается оно на окровении, которое я не склонен давать новым менеджерам, потому что это полностью убивает удовольствие получаемое от продуктивности. Вот откровение: “Вы никогда не сделаете все, что должны сделать.”

“Rands, я могу сделать все!”

Конечно, можете.

“Не говори мне, чего я не могу сделать!”

Я и не говорю. Все что я вам говорю сейчас, это то, что управление – это искусство выбирать чего не делать, иными словами вам нужно быть готовым и хотеть в конце дня взглянуть на свои задачи и спросить: “Ок, я сделал это срочным сегодня утром. День прошел, и у меня было время, но я не сделал этого. Это правда нужно сделать?”

Приоритеты относительны. Что казалось таким важным в среду, спустя пять дней теряет свой вес – по мере того как проявляется контекст вашей недели, вашего месяца и всей вашей карьеры. Вам нужно развить навык стратегической оценки информции и использовать его для разумного сброса балласта идей и работы.

Регулярно поддерживаемый список задач дает вам ежедневное ощущение профессионального процветания. Оно создает приятную иллюзию наличия у вас опредленного контроля в мире, где вы понятия не имеете какой вкус будет у завтрашнего дня. Система, которую я создал для ведения такого списка проста, она основана на практическом использовании барьеров для просеивания бесконечного и охрненного потока информации, который проходит чере меня в течении дня. Но эта система не полноценна.

Взгляд на мой Parking Lot сразу выявляет ее неполноценность. Это список вещей, которые мне нужно сделать. Это список тактических ходов, которые мне нужно совершить, чтобы вращался маховик управления, но послушное следование этому списку не является менеджментом; это просто исполнение задач. У вас должен быть другой список, который определяет стратегию для вашей команды, карьеры и ваши ценности.

Этот лист называется Ключевой список.

Похожие посты:

1. Кризис и Креатив Продолжение триптиха Rands-a  о продуктивности...
2. Ключевой Список – выбор стратегических точек приложения усилий Это вторая статья Rands-а из цикла об управлении своим временем,...
3. Оправдания Оправдываетесь, когда вас упрекают? Подумайте о том, какую на самом...

Похожие посты:

1. Желания и страдания И снова к вопросу о...
2. Leading to the possibility The ever inspiring speaker I’ve...
3. О ценностях Ценности… Мы стараемся их иметь....